Để tổ chức ra một buổi hội thảo đã khó, để buổi hội thảo đó diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công thì lại càng khó hơn. Điều đó đòi hỏi một quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ quá trình chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, trang trí, […]
Để tổ chức ra một buổi hội thảo đã khó, để buổi hội thảo đó diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công thì lại càng khó hơn. Điều đó đòi hỏi một quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ quá trình chọn địa điểm thuêphòng hội thảo, trang trí, setup phòng hội thảo sao cho phù hợp đến công tác chuẩn bị nội dung, lên kế hoạch, truyền thông cho buổi hội thảo, sự kiện và tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau buổi hội thảo.
Cụ thể, có thể khái quát thành 3 bước để tạo nên sự thành công của một buổi hội thảo. Điều bạn cần là địa chỉ cho thuê phòng hội thảo uy tín, một mặt bằng phòng hội thảo đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, có đủ sức chứa, đầy đủ trang thiết bị máy móc trợ giảng để đảm bảo không có sự cố gì xảy ra, ngoài ra còn có các dịch vụ hỗ trợ: ăn uống, giải lao khi hội thảo kéo dài, …
Các yêu cầu cần thiết để phòng hội thảo hoàn hảo trong mắt người tham dự
Trước hội thảo: đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất dẫn đến sự thành công của buổi hội thảo. Công tác chuẩn bị có chu đáo, có kỹ càng thì buổi hội thảo mới có thể diễn ra suôn sẻ.
Xác định chủ đề của buổi hội thảo: Chủ đề của một chương trình chính là “ linh hồn” của chương trình đấy. Chủ đề sẽ quyết định nên mục tiêu hướng tới của buổi hội thảo cũng như xuyên suốt trong tất cả quá trình từ chuẩn bị, diễn ra buổi hội thảo cũng như kết thúc buổi hội thảo. Một chủ đề hay, hấp dẫn sẽ đón nhận được nhiều sự hưởng ứng của khách mời. Cho nên việc xác định chủ đề hay là việc quan trọng nhất và ưu tiên cần làm đầu tiên
Lên kế hoạch:
Lập kế hoạch của một buổi hội thảo cần xác định
Mục đích, yêu cầu của buổi hội thảo, hội nghị, sự kiện, cuộc họp
Nội dung của buổi hội thảo, cuộc họp, hội nghị, sự kiện
Thời gian, đại điểm diễn ra cuộc họp, hội thảo, hội nghị, sự kiện
Dự kiến đơn vị đồng tổ chức (nếu có)
Lên danh sách khách mời
Soạn chương trình của hội thảo, hội nghị, cuộc họp, sự kiện
Chuẩn bị nội dung các báo cáo khai mạc, bế mạc,….
Lựa chọn địa điểm: Việc lựa chọn một phòng hội thảo, phòng hội trường, phòng họpchất lượng là một nhân tố chính ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện của bạn. Cần chọn một phòng hội thảo phù hợp với chủ đề, mục đích của sự kiện sẽ diễn ra. Ví dụ như: với các buổi lễ ra mắt sản phẩm thì cần chọn một địa điểm sang trọng lịch sự; với các buổi hội thảo thì cần chọn một địa điểm yên tĩnh,thoải mái, tập trung cao; với các buổi tuyên dương khen thưởng thì cần chọn một địa điểm trang trọng,…. . Chọn một địa điểm thuê phòng hội thảo còn cần chú ý tới số lượng khách mời, đối tượng khách mời tham gia là những ai và vị trí phải nhất định ở chỗ lý tưởng, thuận lợi cho việc di chuyển dễ dàng, dễ tìm kiếm và có bãi đỗ xe rộng.
Công tác chuẩn bị:
Truyền thông cho sự kiện thông qua nhiều hình thức khác nhau như: mạng xã hội, email, website, điện thoại,…
Gửi thư mời (nếu có)
Setup phòng theo từng mục đích của hội thảo, hội nghị, sự kiện,..
Chuẩn bị vật dụng cần có cho buổi hội thảo, sự kiện, hội nghị,…
Kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị của phòng hội thảo
Đặt các dịch vụ hỗ trợ: teabreak, ăn trưa, đưa đón, đội ngũ nhân viên, lễ tân,…
Kiểm tra an ninh, an toàn tại địa điểm tổ chức
Trong buổi hội thảo
Check in, đón khách mời
Phát tài liệu của buổi hội thảo, hội nghị, sự kiện
Dẫn chương trình, điều khiển các hoạt động của buổi hội thảo, hội nghị, sự kiện, …
Sau hội thảo
Ghi lại biên bản buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
Đánh giá nội dung của hội thảo, hội nghị, sự kiện, …
Các ý kiến của khách mời, đơn vị tới tham dự về nội dung hội thảo, hội nghị, sự kiện, …
Đánh giá hiệu quả của cuộc họp , hội thảo, hội nghị, sựu kiện
Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dươngcho thuê phòng hội thảotại tầng 4 tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội, phòng đẹp, hiện đại, thoáng mát và sang trọng.
Để tổ chức ra một buổi hội thảo đã khó, để buổi hội thảo đó diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công thì lại càng khó hơn. Điều đó đòi hỏi một quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ quá trình chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, trang trí, setup phòng...
Để tổ chức ra một buổi hội thảo đã khó, để buổi hội thảo đó diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công thì lại càng khó hơn. Điều đó đòi hỏi một quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ quá trình chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, trang trí, setup phòng...
Để tổ chức ra một buổi hội thảo đã khó, để buổi hội thảo đó diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công thì lại càng khó hơn. Điều đó đòi hỏi một quá trình chuẩn bị thật chu đáo từ quá trình chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, trang trí, setup phòng...
