0912062026

Cuộc họp được tổ chức ra là để giải quyết một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố mà cuộc họp diễn ra không được như ý muốn, phản tác dụng và gây ra sự chán nản cho các thành viên tham dự cuộc họp.

Dưới đây là một số vấn đề thường xảy ra tại các cuộc họp và cách giải quyết các vấn đề đó

Không hiểu chính xác vấn đề là gì

Cuộc họp luôn có sự tham gia của nhiều người, vì vậy sẽ có rất nhiều ý kiến khác nhau xung quanh một vấn đề và mỗi người tham gia sẽ có một cách hiểu khác nhau về vấn đề đặt ra. Việc không thống nhất được vấn đề là gì sẽ làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và cuộc họp sẽ chẳng đi đến đâu. Vì vậy, khi bạn là người chủ trì thì phải nêu rõ được vấn đề chính xác tại cuộc họp là gì. Và để làm được điều đó, trước khi bắt đầu cuộc họp, bạn hãy ghi ra giấy hoặc trình bày trên PowerPoin vấn đề mà bạn muốn đề cập tới, lưu ý phải sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu. Như vậy, việc xác định được đúng trọng tâm của vấn đề cần giải quyết ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được hơn phân nửa thời gian và chi phí cần cho cuộc họp đó.

Xác định các vấn đề khác

Một vấn đề khác thường xuyên xảy ra tại các cuộc họp đó là các thành viên tham gia cuộc họp nhanh chóng kết luật rằng vấn đề được nêu ra đầu tiên là vấn đề thực sự cần giải quyết. Việc này cũng giống như việc bạn nhảy lên ngựa và giật cương phi đến mọi hướng. Đây thực sự là một sai lầm rất lớn.

Vì vậy, khi bạn cho rằng là đã xác định được vấn đề cần giải quyết thì việc tiếp theo cần làm là trả lời cho câu hỏi: “Các vấn đề khác là gì?”. Việc xác định các vấn đề khác sẽ giúp bạn khẳng định rằng mình đã xác định được đúng vấn đề cần giải quyết hay chưa hoặc vấn đề mình xác định có phải thật sự là vấn đề không hay nó là cơ hội. Khi bạn đặt ra càng nhiều câu hỏi xung quanh vấn đề đặt ra bạn càng tiến gần hơn đến vấn đề thực sự cần giải quyết và từ đó sẽ dễ dàng tìm kiếm các giải pháp khả thi cho vấn đề đó.

Ngừng lại việc đặt các câu hỏi

Khi tiến hành cuộc họp mà không có các câu hỏi được đặt ra thì cuộc họp sẽ rơi vào bế tắc, không thu được ý kiến từ các thành viên tham gia và tất nhiên là các vấn đề sẽ không được giải quyết.

Như đã nói ở trên, với việc đặt câu hỏi: “ Vấn đề khác là gì” thì bạn sẽ nhận được về vô số những câu trả lời khác nhau. Việc đặt câu hỏi sẽ bắt buộc tất cả các thành viên cuộc họp phải tham gia vào, khiến bầu không khí cuộc họp sẽ sôi nổi và thu được nhiều ý kiến, đôi khi là nhiều ý tưởng rất hay.

Đến khi tất cả mọi người đều đã nhất trí với vấn đề thực tế mà bạn đang gặp phải thì tiếp theo cần giải đáp cho câu hỏi tiếp theo là “Giải pháp là gì?” và để đảm bảo giải pháp đó đã khả thi hay chưa thì cần tiếp tục giải đáp “Giải pháp khác là gì?”

Bốn cách giải quyết một vấn đề tại cuộc họp:

  1. Bạn có thể làm công việc nào đó nhiều hơn. Và bạn nên làm gì nhiều hơn? bạn nên làm nhiều hơn những việc đang hiệu quả với bạn và đạt kết quả tốt nhất, cũng như với chi phí ít nhất.
  2. Bạn có thể làm những việc khác ít hơn.Và bạn nên làm gì ít hơn? Bạn nên bớt làm những việc đang không đem lại cho bạn kết quả như mong muốn.
  3. Bạn có thể bắt đầu làm một điều gì đó hoàn toàn mới hoặc khác biệt. Bạn có thể tung ra những sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Bạn có thể đề xuất giá cả hoặc quy trình mới. Bạn có thể áp dụng các phương pháp Marketing và bán hàng mới. Bạn có thể phát triển các kênh phân phối mới hoặc thâm nhập những thị trường khác.

Bắt đầu việc gì đó mới hoặc khác biệt là điều khó khó khăn trên tất thảy. Nhưng khi khởi đầu một điều mới, bạn sẽ kéo theo những thay đổi và bước đột phá quan trọng diễn ra trong đời sống cá nhân lẫn công việc. Bạn nên bắt đầu làm điều gì mà hôm nay bạn không làm.

  1. Bạn có thể ngừng hoàn toàn một việc nào đó. Mỗi khi đánh vật với một vấn đề hay khó khăn, hãy tự hỏi: “Có điều gì chúng ta đang làm hôm nay mà chắc chắn chúng ta sẽ không bắt đầu lại nếu biết về nó hay không?”

 

Liên hệ đặt phòng tại phòng hội thảo Nam Dương Centre:

Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương

Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.8585.0000 – 090.223.2006

Email: phonghoithaonamduong@gmail.com

Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương