Cách Thức Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo

Để tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo thì không phải là công việc khó nhưng làm thế nào để buổi hội nghị hội thảo đấy diễn ra thành công hoàn hảo thì lại không phải là một công việc dễ dàng. Để cho các hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra suôn […]

Để tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo thì không phải là công việc khó nhưng làm thế nào để buổi hội nghị hội thảo đấy diễn ra thành công hoàn hảo thì lại không phải là một công việc dễ dàng. Để cho các hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ thì phòng hội thảo Nam Dương sẽ chỉ ra cho bạn đọc tham khảo cách thức để tổ chức hội nghị hội thảo thành công.

Khâu chuẩn bị: Nếu công việc chuẩn bị kỹ càng thì chắc chắn bạn đã nắm chắc hơn một nửa thành công của hội nghị hội thảo. Vì vậy, trước khi hội nghị hội thảo diễn ra, bạn cần xác định đúng mục đích mà hội nghị hội thảo diễn ra là gì, chủ đề của hội nghị hội thảo là gì và yêu cầu mà hội nghị hội thảo cần phải đạt được để từ đó tiến hành phân tích, xây dựng được kế hoạch của hội nghị hội thảo và phân công đúng công việc cho từng bộ phận một cách hợp lý nhất. Nội dung của hội nghị hội thảo cần được đầu tư thời gian chuẩn bị sẵn sàng và lên trước các phương án dự trù trong các trường hợp xảy ra các sự cố phát sinh. Khâu chuẩn bị được xem là nền móng của ngôi nhà và ngôi nhà có vững hay không phụ thuộc vào khâu chuẩn bị thật kỹ lưỡng của bạn.

Phòng Hội Thảo Nam Dương Phòng hội thảo Nam Dương (tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

 

Cách thức thứ hai trong tổ chức hội nghị hội thảo là việc tìm kiếm một phòng hội nghị hội thảo phù hợp: Đây là công việc cần được thực hiện kỹ càng không kém khâu chuẩn bị nội dung cho hội nghị hội thảo. Địa điểm diễn ra hội nghị hội thảo cần được chọn ở một nơi có không gian hiện đại, lịch sự, tiện ích. Cần đảm bảo sao cho địa điểm diễn ra hội nghị hội thảo thuận tiện cho việc đi lại của khách mời, đáp ứng đầy đủ các tiện ích cần thiết như dịch vụ gửi xe, nhà vệ sinh, nhà hàng ăn uống, nghỉ ngơi tỏng trường hợp hội nghị diễn ra trong thời gian dài.

Phòng Hội Thảo Nam Dương Phòng hội thảo Nam Dương (tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

 

Điều thứ ba cần lưu ý trong cách thức tổ chức hội nghị hội thảo là việc chăm sóc khách mời và diễn giả: Đảm bảo sao cho diễn giả cũng như các khách mời tham dự đến đúng giờ. Có lễ tân trực để hướng đẫn đường đi cho các khách mời và có thông báo về thời gian diễn ra sự kiện để khách mời cũng như diễn giả chủ động, không khiến buổi hội thảo kết thúc quá sớm hoặc kéo dài thời gian quá lâu. Việc mất kiểm soát thời gian sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng của hội nghị hội thảo của bạn.

Tiến hành các hoạt động truyền thông cho hội nghị hội thảo: Thông thường các hoạt động truyền thông chủ yếu sẽ được tiến hành thông qua mạng xã hội, qua báo chí, qua các website hoặc qua các diễn đàn. Công tác truyền thông báo chí cần được tiến hành trước một đến hai tuần trước khi diễn ra sự kiện hội nghị hội thảo. Vai trò của công tác truyền thông là để thông báo cho khách mời có sự chuẩn bị về thời gian và nắm được một số thông tin cơ bản về nội dung hội nghị hội thảo. Đồng thời, việc tiến hành các hoạt động truyền thông sẽ giúp ích đáng kể trong công tác quảng bá hình ảnh sự kiện hội nghị hội thảo cũng như quảng bá hình ảnh công ty của bạn.

Phòng Hội Thảo Nam Dương Phòng hội thảo Nam Dương (tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

 

Bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị tiến hành hội nghị hội thảo chính là kiểm tra lại toàn bộ quá trình chuẩn bị: từ nội dung, địa điểm diễn ra sự kiện , công tác truyền thông cũng như việc setup, trang trí cho sự kiện. Việc soát lại toàn bộ công tác chuẩn bị sẽ giúp bạn hạn chế tới mức thấp nhất các sai sót không đáng có, đồng thời chứng mình được sự chuyên nghiệp của bạn trong khâu tổ chức hội nghị hội thảo.

Đảm báo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch: Trong quá trình diễn ra hội nghị hội thảo, các hoạt động sẽ được diễn ra theo nội dung đã được chuẩn bị từ trước. Lưu ý cần linh hoạt điều phối hoạt động hội nghị hội thảo khi có các sự cố phát sinh.
Sau khi diễn ra hội nghị hội thảo: Cuối cùng, sau khi hội nghị hội thảo diễn ra thì cần tổng hợp lại các ghi chép, các biên bản tại hội nghị, hội thảo. Lưu trữ các văn bản và phân chia công việc cho các bộ phận theo các quyết định tại hội nghị hội thảo.

Kết luận, cách thức tiến hành hội nghị hội thảo nếu được sử dụng một cách linh hoạt theo từng mục đích của hội nghị hội thảo của bạn thì bạn sẽ không còn quá vất vả khi được giao nhiệm vụ tổ chức một hội nghị hội thảo. Chúc bạn thành công!

Liên hệ đặt phòng hội nghị tại Hà Nội
Phòng hội thảo Nam Dương
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0912062026 – 0902232006
Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương


Từ khóa: , , , ,

Tin tức liên quan

8
2291 Tháng

Tiêu Chuẩn Phòng Hội Nghị Trực Tuyến

Để tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo thì không phải là công việc khó nhưng làm thế nào để buổi hội nghị hội thảo đấy diễn ra thành công hoàn hảo thì lại không phải là một công việc dễ dàng. Để cho các hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ thì phòng...

Xem thêm
8
2284 Tháng

Phòng Hội Thảo Hội Nghị 500 Chỗ – Những Lưu Ý Khi Thuê Phòng Hội Thảo Hội Nghị

Để tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo thì không phải là công việc khó nhưng làm thế nào để buổi hội nghị hội thảo đấy diễn ra thành công hoàn hảo thì lại không phải là một công việc dễ dàng. Để cho các hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ thì phòng...

Xem thêm
8
2227 Tháng

Teabreak Hội Thảo – Những Lưu ý Quan Trọng

Để tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo thì không phải là công việc khó nhưng làm thế nào để buổi hội nghị hội thảo đấy diễn ra thành công hoàn hảo thì lại không phải là một công việc dễ dàng. Để cho các hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra suôn sẻ thì phòng...

Xem thêm