(phonghoithao.org) - Những lưu ý cần thiết cho người tổ chức sự kiện lúc lựa chọn phòng hội thảo để tạo nên một sự kiện thành công
Hội thảo, hội họp hay sự kiện là những việc quan trọng trong công ty, tổ chức của bạn và nó đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo thì mới có thể diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao nhất, thành công nhất. Với những sự kiện, hội thảo hay cuộc họp nhỏ thì có thể tổ chức trong công ty, tổ chức của bạn.
Tuy nhiên, với các cuộc họp, sự kiện hay hội thảo lớn thì cần phải tìm kiếm các địa điểm cho thuê phòng hội thảo, phòng họp, tổ chức sự kiện ở bên ngoài. Việc tìm kiếm một địa điểm thích hợp, ưng ý bao giờ cũng là việc khiến những người tổ chức sự kiện đau đầu bởi phòng hội thảo, phòng họp có đạt chuẩn, có phù hợp hay không quyết định rất lớn tới kết quả của sự kiện diễn ra. Do đó, khi thuê địa điểm bên ngoài, người tổ chức sự kiện, cuộc họp, hội thảo cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng sao cho mọi thứ được chu đáo, toàn diện nhất để buổi hội thảo, sự kiện, cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Dưới đây cho thuê phòng hội thảo tại Đà Nẵng chia sẻ một vài lưu ý mà những người tổ chức sự kiện cần cân nhắc khi tìm kiếm một địa chỉ cho thuê phòng họp, phòng hội thảo, phòng tổ chức sự kiện.
Nếu có thể, hãy ghé thăm không gian phòng hội thảo hoặc phòng họp, địa điểm tổ chức sự kiện trước khi diễn ra hội thảo, cuộc họp, sự kiện để biết được cách bố trí của căn phòng, cách setup bàn ghế đã phù hợp với mục đích sự kiện của mình chưa, sắp đặt lại nếu cần thiết và nắm rõ vị trí của nó trong tòa nhà để có thể chỉ dẫn vị trí đi lại cho những người tham dự.
Kiểm tra để đảm bảo ghế ngồi, bàn học phải thoải mái, đặc biệt là trong trường hợp cuộc họp, hội thảo, sự kiện diễn ra cả ngày.
Kiểm tra các vấn đề tầm nhìn. Hệ thống ánh sáng bên trong phòng có đảm bảo và ổn định hay không? Khách mời tới tham dự hội thảo, cuộc họp, sự kiện có nhìn thấy nhau và nhìn thấy rõ màn hình máy chiếu không.
Nếu là một cuộc họp, hội thảo hay sự kiện kéo dài thì nên đặt khu vực nghỉ ngơi, chuẩn bị teabreak hoặc ăn trưa để đảm bảo có đủ tinh thần và năng lượng để tiếp tục.
Cân nhắc và lựa chọn cách bài trí trong phòng. Cần dựa vào đối tượng khách mời của bạn là ai và mục đích của bạn là họp, hội thảo hay sự kiện để setup phòng cho hợp lý nhất. Nếu cần thiết bạn có thể lựa chọn một không gian được bài trí sáng tạo để phù hợp với tính chất cuộc họp.
Lên phương án để chuẩn bị cho sự kiện xem có cần thiết phải thay đổi kết cấu phòng hay không, như đóng, treo thêm gì đó lên tường. Nếu có hãy trao đổi với bên quản lý cho thuê phòng để thống nhất và tránh các vấn đề đáng tiếc xảy ra.
Hãy suy nghĩ về cách bố trí tổng thể của căn phòng – làm thế nào để nó phục vụ tốt nhất các mục tiêu của hội thảo, cuộc họp, sự kiện?
Những người tham dự cuộc họp, sự kiện, hội thảo là ai? Nếu đó là một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc họp với khách hàng cao cấp thì người tổ chức sự kiện nên chọn một phòng có chất lượng tốt, sang trọng và lễ tân chuyên nghiệp.
Địa điểm mà bạn chọn có dễ dàng tìm hay không? Chỗ đậu xe có thuận tiện hay không? Hãy đảm bảo địa chỉ mà bạn gửi đến cho người tham dự được ghi chi tiết và dễ tìm, thuận tiện đi lại.
Trong cuộc họp, hội thảo, sự kiện cần sử dụng những thiết bị gì, ví dụ như loa, micro, máy chiếu, màn chiếu, bảng viết… Nếu có, hãy đảm bảo những thiết bị đó được trang bị đầy đủ và hoạt động tốt, thậm chí kiểm tra cả ổ cắm và độ dài dây nối.
Có cần các vật dụng văn phòng phẩm như giấy bút, kẹp tài liệu, túi đựng hồ sơ… cho người tham dự hay không? Nếu có hãy kiểm tra và chuẩn bị sẵn.
Bàn ghế, nội thất ở đó có linh hoạt hay không? Nếu người tham dự muốn di chuyển bàn hoặc ghế thì họ có thể tự làm điều đó hay không?
Phòng họp có cách âm tốt hay không? Nếu không hãy chú ý không gian bên ngoài xem có ồn ào không, hoặc khu vực chuẩn bị cho teabreak/ bữa trưa có gần phòng họp và gây mất trật tự, ảnh hưởng đến cuộc họp hay không.
Trong phòng họp có Wifi không và có phải trả thêm phí để sử dụng không?
Địa điểm họp đó có phục vụ ăn uống hay không? Hoặc từ địa điểm đó tới nhà hàng có thuận tiện không?
Hãy nhớ nhắc bên phục vụ thay trà, café mới nếu cuộc họp kéo dài cả ngày.
Đối với các cuộc họp nhỏ thì việc có biển chỉ dẫn là điều cần thiết để những người tham dự không băn khoăn khi tìm địa điểm họp. Nếu bạn cũng tham dự cuộc họp thì nên sắp xếp một đồng nghiệp để đón tiếp và hướng dẫn cho khách hàng đi tới phòng họp. Nếu bạn không tham gia cuộc họp đó thì phải chắc chắn những người tham dự biết vị trí phòng họp, hoặc tốt nhất là có người hướng dẫn cùng một bảng chỉ dẫn phù hợp.
Kiểm tra xem ai là người hỗ trợ kỹ thuật cho sự kiện, nếu bạn không tham dự sự kiện thì chuyển thông tin liên lạc của người này cho chủ tọa hoặc người phụ trách tổ chức để có thể tiện liên hệ ngay khi có vấn đề xảy ra.
Cuối cùng, nếu bạn không tham gia cuộc họp thì nhất định phải kiểm tra chắc chắn mọi thông tin về địa điểm họp đã được ghi trong lịch trình cuộc họp và giao việc cho người thay bạn phụ trách. Điều đó nhằm đảm bảo cho mọi việc diễn ra suôn sẻ và đồng thời đảm bảo cho uy tín của bạn.
Như vậy, công việc chuẩn bị phòng họp, phòng hội thảo, tổ chức sự kiện cũng như giai đoạn chuẩn bị trước hội thảo, sự kiện có chu đáo hay không sẽ quyết định tới sự thành công của sự kiện, cuộc họp, hội thảo. Điều này đòi hỏi người chuẩn bị phải tận tâm, nhiệt tình, có trách nhiệm và tỉ mỉ. Hy vọng với những lưu ý mà phòng hội thảo tại Đà Nẵng nêu trên thì người tổ chức sự kiện sẽ tìm ra được địa điểm ưng ý và tổ chức được sự kiện thành công.
Phòng hội thảo tại Đà Nẵng gợi ý địa điểm thuê phòng lý tưởng: Phòng hội thảo Nam Dương Centre có địa chỉ tầng 4 tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội.
Maps – địa chỉ thuê phòng hội thảo
Phòng hội thảo đẹp, sang trọng, đầy dủ tiện nghi cần thiết và hiện đại cho một phòng hội thảo. Hệ thống phòng có sức chứa từ 30 người đến 170 người và phục vụ cho các nhu cầu hội thảo, hội họp, sự kiện, đào tạo,… Phòng hội thảo Nam Dương Centre thoải mái, cách âm tốt, sảnh ngoài rộng rãi. Bãi đỗ xe lớn xóa tan nỗi lo thiếu chỗ đỗ xe trong giai đoạn thiếu trầm trọng chỗ dừng đỗ xe hiện nay. Đội ngũ nhân viên của phòng hội thảo chuyên nghiệp tận tình, phục vụ bạn hơn cả sự mong đợi.
Hội thảo, hội họp hay sự kiện là những việc quan trọng trong công ty, tổ chức của bạn và nó đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo thì mới có thể diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao nhất, thành công nhất. Với những sự kiện, hội thảo hay...
Hội thảo, hội họp hay sự kiện là những việc quan trọng trong công ty, tổ chức của bạn và nó đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo thì mới có thể diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao nhất, thành công nhất. Với những sự kiện, hội thảo hay...
Hội thảo, hội họp hay sự kiện là những việc quan trọng trong công ty, tổ chức của bạn và nó đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo thì mới có thể diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao nhất, thành công nhất. Với những sự kiện, hội thảo hay...
Maps – địa chỉ thuê phòng hội thảo
