Tất Tần Tật Những Kỹ Năng Cho Người Điều Phối Cuộc Họp

Khả năng dẫn dắt cuộc họp là một trong những yếu tố quan trọng của sự thành công. Kỹ năng này có thể tạo nên dấu ấn lãnh đạo và là bằng chứng cụ thể để thể hiện năng lực của mình trước mọi người. “Các công cụ quan trọng của một giám đốc là hội họp, thuyết trình và báo cáo” – Peter Drucker. Bạn hãy thể hiện mình là người xuất sắc trên cả ba phương diện này.

Nguyên tắc rõ ràng

Rõ ràng là nguyên tắc quan trọng nhất cho sự thành công. Bạn có biết khoảng 95% sự thành công của bạn phụ thuộc vào sự rõ ràng tuyệt đối về mọi vấn đề như bạn mong muốn đạt được gì, bạn thực hiện mong muốn đó như thế nào,…Tương tự như vậy, cũng có tới 95% những khó khăn bạn gặp phải cũng bắt nguồn từ sự thiếu rõ ràng. Bạn hãy bắt đầu cuộc họp bằng một dàn ý viết tay và xác định rõ ràng những mục tiêu cần đạt được trong cuộc họp đó. Trong cuộc họp, khi mọi người đã ổn định chỗ ngồi để đạt hiệu quả cao bạn hãy cho mọi người nắm được mục tiêu cuộc họp ngay từ lúc đầu. Chẳng hạn như bạn có thể nói: “Hôm nay chúng ta tổ chức cuộc họp này với mục tiêu sau đây…”

Mở đầu cuộc họp như thế nào?

Những phút  đầu tiên của cuộc họp được đánh giá quan trọng bởi phần đầu tạo nên nền tảng của cuộc họp đó. Bạn hãy mở đầu cuộc họp một cách khái quát những nội dung của cuộc họp một cách cụ thể và rõ ràng những vấn đề nhất. Mọi người nên biết được chính xác nhất khi nào cuộc họp bắt đầu và khi nào kết thúc. Thông tin này nên được in trên đầu trang chương trình họp, nhưng bạn hãy nhắc lại chúng một lần trong phần mở đầu cuộc họp.

Bắt đầu đúng giờ

Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Điều này thể hiện sự tôn trọng những người tham dự cuộc họp và giá trị của mình. Đừng bắt tất cả những người đến đúng giờ phải chờ đợi những người đến trễ. Nếu ai đó đến trễ và biết rằng họ đã bỏ lỡ những thông tin quan trọng và muốn bắt đầu lại thì việc của bạn là từ chối bởi nếu bạn quá chăm sóc cho người đến trễ cũng đồng nghĩa với việc bạn đang trừng phạt những người đúng giờ. Làm như vậy, những người đến trễ lần sau họ sẽ tự khắc đến đúng giờ nếu họ có nhu cầu thông tin.

Nguyên tắc “xoay vòng”

Bạn cần tuyên bố thẳng vào trọng tâm cuộc họp hướng tới, chẳng hạn như “Chúng ta có mặt ở đây để giải quyết vấn đề….”. Trong cuộc họp bạn cần khuyến khích sự thảo luận cởi mở, bạn hãy mời từng người tham gia phát biểu đóng góp ý kiến, không chỉ những người hăng hái mà còn cả những người trầm lặng và ít nói. Những người ít nói thường đưa ra rất nhiều đóng góp nếu như họ được khuyến khích và tạo cơ hội nói. “Phương pháp xoay vòng” là phương pháp tốt để có thể giúp cho tất cả mọi người có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình. Vì vậy, vai trò của người điều phối/trưởng nhóm là rất quan trọng. Sau khi mọi người đã nêu ý kiến, là người chủ trì cuộc họp, bạn sẽ là người cuối cùng nêu nhận xét những ý kiến người khác đưa ra và khẳng định quan điểm của bạn.

Từ chối chi phối cuộc họp

Những người chủ trì cuộc họp giỏi nhất sẽ không chi phối cuộc họp. Thay vào đó, họ khuyến khích người khác phải phát biểu ý kiến. Nếu người chủ trì nói càng nhiều thì sẽ khiến người khác im lặng hơn và ít đóng góp ý kiến hơn cho cuộc họp. Vì vậy, trong vai trò trưởng nhóm bạn nên là người điều phối và tránh lấn át cuộc thảo luận của mọi người.

Bám sát nội dung cuộc họp

Là người điều phối, bạn hãy đảm bảo rằng cuộc họp luôn đi đúng hướng và kéo mọi người theo vấn đề chính, đừng để những thảo luận lạc đề hoặc lan man tồn tại trong cuộc họp của bạn. Không bám sát nội dung cuộc họp và không nhấn mạnh vào vấn đề chính là hai nhân tố khiến mất thời gian nhất và làm các thành viên tham dự cuộc họp cảm thấy khó chịu. Hãy tóm tắt lại vấn đề mỗi khi kết thúc một nội dung lớn và khi kết thúc cuộc họp. Sau đó hãy để mọi người nhất trí với những gì đã quyết định trong cuộc họp một lần nữa.

Liên hệ đặt phòng tại phòng hội thảo Nam Dương Centre:

Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương

Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.8585.0000 – 090.223.2006

Email: phonghoithaonamduong@gmail.com

Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương