Bí Quyết Chinh Phục Khách Mời Hội Nghị

Phòng tổ chức hội nghị là không gian yêu cầu sự chuyên nghiệp, sang trọng và lịch sự. Bên cạnh đó, cách sắp xếp phòng hội nghị đòi hỏi có kỹ năng nghiệp vụ cao, tạo ra được không gian hoàn hảo, phù hợp với mục đích tổ chức. Như vậy, bạn đã biết được cách setup bàn ghế trong phòng hội nghị như thế nào để có thể chinh phục được khách mời tham dự hội nghị? Ngày hôm nay, Nam Dương sẽ gợi ý cho bạn các cách setup phòng để thích hợp nhất với mục đích tổ chức hội nghị của bạn và phù hợp nhất với kích thước cũng như không gian phòng.

Tổng hợp các cách setup không gian phòng hội nghị, hội thảo phổ biến.

• Thứ nhất, cách sắp xếp kiểu lớp học: Đối với những sự kiện thời gian tổ chức kéo dài, khách mời có nhu cầu ghi chép hoặc sử dụng tài liệu thì bạn nên lựa chọn setup bàn ghế kiểu lớp học. Khoảng cách tối thiểu giữa 2 bàn là 0.9 đến 1m, đủ để cho mọi người có thể dễ dàng di chuyển trong phòng. Ưu điểm của cách sắp xếp này là giúp cho tất cả khách mời dễ dàng quan sát được tất cả các thành viên tham gia sự kiện. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại một số những nhược điểm như gây khó khăn cho việc tương tác giữa các thành viên, đòi hỏi sự khéo của đội ngũ setup phòng mới mang lại hiệu quả cao.

• Thứ hai, sắp xếp kiểu chữ U: Đây là kiểu setup phù hợp nhất cho các cuộc họp, những hội nghị có ít người tham dự. Bàn được sắp xếp theo hình chữ U, để trống ở không gian giữa. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là 5cm. Kiểu setup bàn ghế như vậy tạo điều kiện khá tốt cho việc tương tác giữa các thành viên, mang lại hiệu quả làm việc cao. Một lưu ý đặc biệt cho cách sắp xếp bàn ghế kiểu chữ U là bạn chỉ nên áp dụng cho những sự kiện có số lượng người tham gia ít (chỉ khoảng 25-30 người là hợp lý nhất).

• Thứ ba, sắp xếp bàn ghế kiểu nhà hát: Đây là kiểu setup thông dụng nhất, ghế ngồi được sắp xếp đối diện sân khấu, không có bàn kèm theo. Kiểu sắp xếp này tận dụng tối đa không gian và khá linh hoạt. Các hàng ghế phòng hội nghị được sắp xếp theo nhiều hình thức khác nhau, có thể xếp theo hình bán nguyệt hoặc sắp xếp so le nhau để người trước không che khuất tầm nhìn của người phía sau, hoặc cũng có thể xếp theo hàng ngang hướng về phía tiêu điểm. Khoảng cách lý tưởng giữa các khu vực xếp ghế là khoảng 1m đến 2m tạo điều kiện dễ dàng di chuyển cho các khách mời khi có nhu cầu.

• Thứ tư, sắp xếp bàn ghế kiểu Conference (kiểu bàn cho phòng tổ chức hội nghị): Với cách này, bạn cần sử dụng một chiếc bàn hình chữ nhật hoặc hình oval kết hợp với những chiếc ghế tựa đặt xung quanh bàn. Kiểu sắp xếp phù hợp với những buổi hội nghị, những cuộc họp có ít người tham gia.

• Thứ năm, bạn có thể lựa chọn cách setup bàn ghế theo kiểu rỗng ở giữa. Bàn ghế được sắp xếp theo hình bát giác hoặc hình vuông và để trống khoảng giữa. Kiểu sắp xếp này phù hợp với những buổi hội nghị chỉ có từ 15 – 20 người tham gia và có một thành viên được chỉ định từ trước phát biểu. Tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên tương tác với nhau hiệu quả nhất.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn setup bàn ghế theo phong thủy. Theo thuyết ngũ hành, có một số kiểu sắp xếp như:

• Theo hành Kim: Kiểu bàn họp hình tròn, phù hợp với những cuộc họp hạn chế số lượng người tham gia, tạo sự bình đẳng và kích thích việc trao đổi ý kiến giữa các thành viên.
• Theo hành Mộc: Kiểu bàn họp chữ nhật, với sự tham gia của đông đảo thành viên, phân bố thành viên theo từng cấp độ rõ ràng.

• Theo hành Thủy: Phù hợp cho hoạt động của các nhóm truyền thông, điện ảnh, sáng tạo. Mang lại cảm giác tươi mới, giảm căng thẳng trong các cuộc họp.
• Theo hành Hỏa: Vẫn là kiểu bàn hình vuông hoặc hình chữ nhật, nhưng được bố trí phù hợp cho những buổi phỏng vấn hoặc báo cáo tình hình.
• Theo hành Thổ: Đây là kiểu sắp xếp theo mô hình phòng họp quy mô nhỏ, phù hợp với những công ty, doanh nghiệp nhỏ, tạo cảm giác tin tưởng, hòa hợp giữa các thành viên.

Trên đây là một vài chia sẻ về cách setup bàn ghế phòng hội nghị cho từng không gian và hoàn cảnh khác nhau. Tùy thuộc vào điều kiện và đặc thù không gian bạn hãy lựa chọn cho mình cách sắp xếp vừa đẹp mắt vừa linh hoạt và để lại được ấn tượng tốt cho người tham dự nhé!

Liên hệ đặt phòng tổ chức sự kiện tại Hà Nội

• Phòng hội thảo Nam Dương
• Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0912.062.026 – 0902.232.006
• Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
• Facebook: https://www.facebook.com/phonghoithaonamduong/

Bài viết liên quan:

1. Cho thuê phòng hội thảo – Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo, sự kiện
2. Cho thuê phòng hội thảo-0912.062.026 Mặt bằng phòng hội thảo đẹp – thoáng mát-đủ tiện nghi
3. Co-Woking Space — Không gian làm việc chung