Phòng hội thảo là nơi tổ chức những sự kiện quan trọng vì thế việc thiết kế đòi hỏi sự thống nhất và hợp lý cao độ không thể dễ tính trong việc lựa chọn thiết kế cũng như nội thất sắp xếp. Nội thất không chỉ đẹp mà còn phải phù hợp với mục đích sử dụng và đối tượng phục vụ. Một không gian vừa thoáng, đẹp lại vừa tiện dụng chắc chắn sẽ góp phần tạo nên sự thành công của các buổi hội thảo và tạo nên ấn tượng tốt cũng như sự hài lòng của chính những vị khách những người tham gia hội thảo. Chính vì vậy hãy tìm công ty cho thuê phòng hội thảo uy tín – chuyên nghiệp bạn nhé! Đó cũng là cách quảng cáo hiệu quả cho hình ảnh của công ty.
Không gian chính là yếu tố tác động đến cảm xúc, khơi gợi lên nguồn cảm hứng tích cực tham gia vào buổi họp, đề xuất ý tưởng giải quyết công việc… cho bất cứ ai có mặt trong phòng. Do vậy, việc thiết kế không gian luôn cần xem xét kĩ lưỡng chứ không thể qua loa, xuề xòa. Định hướng phong cách không gian được đưa ra dựa trên diện tích mặt bằng và yêu cầu của người sử dụng. Với diện tích mặt bằng rộng có thể có nhiều sự lựa chọn trong trang trí với đa dạng phong cách khác nhau. Nếu mặt bằng diện tích hạn chế thì khi thiết kế cần tránh trang trí quá nhiều để phòng có cảm giác thoáng đãng, rộng rãi và không quá ngột ngạt.
Tùy theo diện tích thực tế mà người thiết kế đưa ra các hướng không gian lý tưởng nhất. Ngoài yếu tố diện tích mặt bằng phòng hội thảo, người thiết kế còn lấy các yêu cầu của người dùng là một gợi ý quan trọng để thiết kế nên một không gian phòng hợp hoàn hảo có sự hài hòa các yếu tố như phong thủy dựa trên tuổi gia chủ hay phong cách thiết kế theo sở thích…
Không gian phòng hội thảo Nam Dương (tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)
Để giúp cho buổi họp diễn ra suôn sẻ, yếu tố tác động trực tiếp tới các thành viên có mặt trong văn phòng chính là cơ sở vật chất của phòng hợp. Đây là yếu tố vật chất cơ bản cần được trang bị trong phòng giúp các thông tin truyền đạt có hiệu quả, các thành viên tiếp nhận và trình bày dễ dàng… Một số đồ dùng nội thất luôn có mặt trong các phòng họp chính là bàn họp, ghế ngồi, loa, mic, máy chiếu hay bục phát biểu. Có thể tùy theo quy mô phòng họp, phòng tổ chức hội thảo mà điều chỉnh, song bàn họp và ghế ngồi là hai thành phần không thể thiếu.
Nội thất phòng hội thảo Nam Dương ( tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội )
Để bố trí phòng hội thảo sao cho hợp lý nhất, cần xác định mục đích sử dụng phòng để làm gì, từ đó chọn lựa kiểu sắp xếp phòng hội thảo hợp lý nhất. Thông thường có 7 kiểu sắp xếp như sau:
Theatre là một trong những kiểu sắp xếp thông dụng, chỗ ngồi thường đối diện với sân khấu, đối diện với bàn hội nghị hay các diễn giả và đặc biệt không có bàn kèm theo. Kiểu sắp xếp nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả, không phù hợp cho các sự kiện ăn uống hoặc ghi chép.
Tuy nhiên, đây lại là một cách Setup rất linh hoạt phù hợp cho nhiều loại phòng hội thảo. Các hàng ghế phòng hội thảo có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.Cũng có thể sếp so le các hàng ghế để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước.Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết.
Sắp xếp kiểu rạp hát
Phong cách này rất phù hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia.
Sắp xếp bàn theo kiểu chữ U để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự. Với kiểu setup này sẽ tạo ra một không gian làm việc tốt, đảm bảo sự tương tác giữa những người tham gia, việc nghe nhìn về hướng người thuyết trình diễn giả cũng khá thuận lợi.
Sắp xếp kiểu chữ U
Sắp xếp phòng hội thảo – hội nghị theo kiểu lớp học thường dãy bàn ghế dành cho các vị đại biểu hướng lên sân khấu, có không gian diện cho mọi người ghi chép, đọc tài liệu, bạn cũng có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian cho khách mời để các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.
Cách đặt bàn hội trường khoa học nhất là đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng, hướng tầm nhìn về phía người nói. Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị.Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
Sắp xếp kiểu lớp học
Cần thiết phải sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với ghế được sắp xếp xung quanh bàn. Gợi ý: nên sử dụng các loại bàn họp đã có thương hiệu trên thị trường như: bàn họp 190, bàn họp Fami, bàn họp Hòa Phát để đảm bảo an toàn về chất lượng.
Kiểu bố trí này phù hợp với văn phòng công ty trong các cuộc họp quy mô vừa phải, giữa các bộ phận, phòng ban, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung…dành cho những cuộc họp trên dưới 15 người. Nhưng nếu, muốn sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn, không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn.
Sắp xếp kiểu phòng hội thảo
Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc bàn rỗng giữa hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế.Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12-30 người, mà tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày.Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.
Ngồi bàn tròn chỉ phù hợp cho số lượng từ 6 – 10 người trong các buổi sự kiện có ăn uống hoặc các buổi họp không phân định về giới hạn chức vụ giữa những người tham gia. Trong một số sự kiện, người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả, thúc đẩy sự tương tác giữa những người ngồi cùng bàn.Nhưng có 1 hạn chế là nó chiếm khá nhiều diện tích.
Bàn tiết diện nhỏ (có đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế được sắp xếp cho sự kiện khi có tiệc dùng trà, bia hoặc buffet giúp bạn tiết kiệm diện tích, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp, phong cách hiện đại, mang đến sự tương tác tốt cho khách. Tuy nhiên, kiểu sắp xếp này không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng
Các bài khác có thể hữu ích cho bạn:
Phòng hội thảo là nơi tổ chức những sự kiện quan trọng vì thế việc thiết kế đòi hỏi sự thống nhất và hợp lý cao độ không thể dễ tính trong việc lựa chọn thiết kế cũng như nội thất sắp xếp. Nội thất không chỉ đẹp mà còn phải phù hợp với mục đích sử...
Xem thêm
Phòng hội thảo là nơi tổ chức những sự kiện quan trọng vì thế việc thiết kế đòi hỏi sự thống nhất và hợp lý cao độ không thể dễ tính trong việc lựa chọn thiết kế cũng như nội thất sắp xếp. Nội thất không chỉ đẹp mà còn phải phù hợp với mục đích sử...
Xem thêm
Phòng hội thảo là nơi tổ chức những sự kiện quan trọng vì thế việc thiết kế đòi hỏi sự thống nhất và hợp lý cao độ không thể dễ tính trong việc lựa chọn thiết kế cũng như nội thất sắp xếp. Nội thất không chỉ đẹp mà còn phải phù hợp với mục đích sử...
Xem thêm