Việc sắp xếp, bố trí trang thiết bị trong văn phòng phải xuất phát từ mục đích nhất định. Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của công ty mà bố trí, sắp xếp sao cho hợp lý, đảm bảo tiết kiệm nhưng không sơ sài, cần tạo thuận lợi cho công việc, đảm bảo về mặt thẩm mỹ

1. Điện thoại

Điện thoại là một trong những phương tiện thông tin nhanh nhất, thuận tiện nhất. Điện thoại hầu như được lắp đặt tại tất cả các loại văn phòng tại mọi công ty vì nó rất cần thiết. Hiện nay có các loại điện thoại sau: điện thoại bán tự động dùng pin, điện thoại tự động sử dụng thông qua hệ thống tổng đài tự động, điện thoại tự ghi và điện thoại có hình…

2. Máy Fax

Hiện nay được sử dụng nhiều nhất là máy Fax vì nó rất tiện dụng, nó có thể gửi y nguyên bản sao một cách nhanh chóng tới mọi nơi cần thiết, còn bản chính được giữ lại. Bản chính không chỉ là tài liệu đánh máy mà còn là viết tay hay bản vẽ, sơ đồ, biểu kế toán, tất cả đều được fax gửi được.

Tài liệu bản Fax chỉ có giá trị tham khảo, không phải là văn bản chính. Sau khi gửi bản Fax đi cần gửi văn bản chính có dấu đỏ.

Trong bản Fax phía dưới văn bản cần có các yếu tố sau: nơi gửi, nơi nhận, ngày giờ gửi, tổng số trang để khi nhận Fax nếu bị mất trang người nhận có thể biết ngay.

3. Máy photocopy

Máy photocopy hiện nay rất phổ biến trong tất cả các văn phòng với thời gian sao chụp nhanh, số lượng theo yêu cầu, có thể sao chụp lần lượt các trang lẻ hay các trang của cả quyển sách, có thể phóng to, thu nhỏ ở mức độ nhất định

4. Thiết bị hội nghị

Đây là loại thiết bị rất cần thiết cho các văn phòng ở các công ty. Tùy điều kiện và yêu cầu cụ thể mà bố trí thiết bị hội nghị để giúp cho việc tổ chức các hội nghị một cách thuận lợi hơn như hệ thống máy chiếu, màn chiếu, hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng,…

5. Máy vi tính

Máy vinh tính ngày nay được sử dụng ở phần lớn các văn phòng công ty với mục đích đăng ký văn bản, soạn thảo văn bản, tìm kiếm tư liệu, thống kê, khai thác tư liệu trên mạng Internet, gửi thư điện tử… Đây là thiết bị cần thiết và hữu hiệu, giúp cho công việc hoạt động một cách thuận lợi hơn

6. Bàn ghế

Bàn ghế trong văn phòng được chia thành nhiều loại: bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách. Nhân viên văn phòng nên dùng loại ghế xoay, có thể điều chỉnh độ cao thấp cho phù hợp. Tùy theo công việc cụ thể mà bố trí bàn làm việc cho thích hợp. Bàn làm việc cần có nhiều ngăn kéo để đựng dụng cụ cần thiết.

7. Tủ hồ sơ, giá sách

Trong văn phòng công ty nhất thiết phải có tủ hồ sơ tài liệu. Tùy theo số lượng hồ sơ ít hay nhiều mà bố trí tủ đựng cho thích hợp. Tủ hồ sơ nên chia làm nhiều ngăn. Giá sách theo kiểu giá treo hay như tủ kê đựng hồ sơ. Giá sách đựng sách báo, tạp chí tham khảo. Tủ hồ sơ và ngăn kéo bàn làm việc phải có khóa chắc chắn.

8. Văn phòng phẩm:

Cung cấp đầy đủ các lọa văn phòng phẩm như cặp ba dây, hộp bìa đựng hồ sơ, bút viết bảng, bìa hồ sơ, các loại sổ sách, các loại bút, dao rọc giấy, giập ghim,

9. Quạt, điều hòa nhiệt độ

Cần trang bị đủ máy điều hòa, quạt để đủ ấm vào mùa đông, thoáng mát về mùa hè.

Như vậy, tùy vào điều kiện cụ thể của cơ quan và tính chất công việc mà bố trí trang thiết bị và đồ dùng văn phòng sao cho hợp lý, phù hợp, thuận tiện, khoa học phục vụ tốt cho công việc.

Bài viết khác:

Liên hệ đặt chỗ:

  • ⚪ Nam Dương Centre
  • ⚪ Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
  • ☏ Hotline: 024.8585.0000 – 090.223.2006
  • ✉Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
  • ✍ Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương