Để Cuộc Họp Thành Công Người Chủ Trì Cần Phải Làm Gì?

Hội thảo, cuộc họp là một trong những việc thường xuyên phải làm của một công ty, doanh nghiệp và thực tế thì có tới 67% các cuộc họp không đạt hiệu quả như mong muốn. Vậy để đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí, thời gian người điều hành cuộc họp cần phải làm gì?

1. Xác định những mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp:

Để cuộc họp hiệu quả, bạn hãy xác định rõ những mục tiêu cụ thể và nhiệm vụ cần phải đạt được. Từ đó, bạn sẽ vạch ra được phương hướng và những công việc cần làm để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất cho cuộc họp. Xác định mục tiêu rõ ràng giúp cho cuộc họp đi đúng hướng, tiết kiệm thời gian nhất.

2. Chuẩn bị chu đáo nhất chương trình cuộc họp:

Chuẩn bị chu đáo về chương trình cuộc họp là yếu tố quan trọng để cuộc họp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ nhất. Bạn hãy lên danh sách những thứ cần chuẩn bị kỹ càng và không để thiếu như: Văn phòng phẩm cần thiết của cuộc họp (giấy, bút,…), các thiết bị (máy tính, máy chiếu,…) và đảm bảo chúng vẫn sử dụng tốt. Bên cạnh đó, những thành viên tham gia cuộc họp cũng cần chuẩn bị cho mình nội dung phát biểu, báo cáo hoặc những câu hỏi để thảo luận.

3. Thông báo tiến trình cuộc họp cho những thành viên tham dự:

Công việc này người điều hành cần phải làm để các thành viên có thể nắm được hết nội dung cuộc họp và có sự chuẩn bị cá nhân tốt nhất. Là người điều hành, bạn hãy tóm tắt từng công việc và mục đích của cuộc họp. Trong đó, một bản Agenda về cuộc họp và điều cần người điều hành thiết kế, ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng mục thảo luận cùng với lịch trình hợp lý. Làm được như vậy, những thành viên tham dự cuộc họp sẽ chủ động chuẩn bị những tài liệu, giấy tờ liên quan và đóng góp cho sự hiệu quả của cuộc họp.

4. Chọn địa điểm và thời gian phù hợp:

Chọn được thời gian và địa điểm phù hợp cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công và hiệu quả của cuộc họp. Bạn nên chú ý sắp xếp các buổi họp vào giữa buổi để tránh các thành viên tham dự cuộc họp bận rộn công việc và đầu buổi và tâm lý vội vàng vào cuối buổi làm việc. Đồng thời, khi đã lựa chọn xong thì thời gian và địa điểm phải được thông báo đến từng người để tránh tính trạng đến muộn, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng cuộc họp.

5. Hãy phát huy vai trò quan trọng của người chủ trì:

Bạn phải là người giữ vai trò kiểm soát mọi vẫn đề của cuộc họp: Kiểm soát nội dụng, thời gian, không khí của cuộc họp. Bên cạnh đó, bạn cũng phải linh hoạt xử lý những tình huống xảy ra để không nảy sinh những bất đồng ý kiến, tổng hợp ý kiến của mọi người và đưa ra kết quả của cuộc họp.

6. Chọn thư ký cho cuộc họp:

Thư ký cuộc họp cũng là một vị trí quan trọng cần được quan tâm, là người ghi lại những nội dung diễn ra trong cả cuộc họp. Điều này không chỉ giúp những thành viên tham dự mà còn giúp cả những người vắng mặt nắm được nội dung cuộc họp một cách rõ ràng và chi tiết. Thư ký cũng là người nhắc cho các thành viên báo cáo những công việc tồn đọng hoặc những công việc cần giải quyết.

7. Khuyến khích tinh thần đóng góp ý kiến của các thành viên:

Ý kiến của các thành viên tham dự cuộc họp được coi là nội dung cốt lõi và không thể thiếu bởi cuộc họp nào không có ý kiến từ mọi người là cuộc họ thất bại, mục tiêu của cuộc họp chính là lấy được những ý kiến của mọi người cho công việc chung thông qua đó cuộc họp cũng thêm phần sôi nổi và hào hứng. Chính vì vậy, bạn hãy sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mới lạ và độc đáo bởi biết đâu từ những ý kiến nhỏ đó cũng có thể tạo nên những tác dụng to lớn mà bạn chưa biết.

8. Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp:

Khi cuộc họp kết thúc, người điều hành cần tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết, những vẫn đề còn khúc mắc cũng như nhiệm vụ công việc cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp tạo nên sự thống nhất trong toàn bộ các vấn đề được thảo luận trong cuộc họp giữa bạn và các thành viên tham dự.

Mọi nhu cầu cần thuê phòng hội trường, thuê phòng hội thảo, thuê phòng họp, thuê phòng tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ:

Liên hệ đặt phòng tại phòng hội thảo Nam Dương Centre:
Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương
Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.8585.0000 – 090.223.2006
Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương

Chúc bạn thành công!