Xây Dựng Ý Tưởng Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Việc tổ chức hội nghị hội thảo chưa bao giờ là một công việc đơn giản và dễ dàng, đòi hỏi người đứng ra tổ chức phải sáng tạo, cẩn thận và tinh tế thì hội nghị hội thảo mới có thể đạt kết quả tốt nhất được. Vì vậy, trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cùng các bạn, đặc biệt là những người làm trong ngành tổ chức sự kiện hoặc bộ phận tổ chức sự kiện tại các công ty, doanh nghiệp cách xây dựng ý tưởng để tổ chức hội nghị hội thảo thành công và tạo nên nét đặc trưng riêng độc đáo cho hội nghị hội thảo của mình.

Xác định mục tiêu của hội nghị hội thảo: Trước khi lên ý tưởng cho việc tổ chức hội nghị hội thảo thì người phụ trách cần xác định được mục tiêu của hội nghị hội thảo là gì: hội nghị công ty, hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên sâu, hội thảo đào tạo hay ra mắt sản phẩm, … Việc xác định đúng mục tiêu sẽ giúp quá trình lên ý tưởng và chuẩn bị hội nghị hội thảo không bị sai lệch.

Xác định đối tượng khách mời của hội thảo: Sau khi xác định được mục tiêu của việc tổ chức hội nghị hội thảo thì cần xác định đối tượng khách mời của hội nghị hội thảo là ai để quyết định thiết kế, bố trí hội nghị hội thảo sao cho hợp lý nhất. Với các lãnh đạo cấp cao cần thiết kế cuộc hội thảo hội nghị trang trọng, uy nghiêm, kín đáo. Với các đối tượng khách hàng của công ty, doanh nghiệp cần tiến hành một cách ấm cúng, vui vẻ, thoải mái, …

Lên ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo: Khi đã xác định được mục tiêu và đối tượng của hội nghị hội thảo thì việc lên ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo sẽ không gặp nhiều khó khăn. Và một số đề xuất ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn biến hội nghị hội thảo của mình trở nên độc đáo hơn.

– Tạo các hoạt động tương tác trước và sau khi hội nghị hội thảo diễn ra là một ý tưởng hay phù hợp cho các hội nghị khách hàng, hội thảo ra mắt sản phẩm hay các hội thảo hội nghị truyền thông, …. Các hoạt động tương tác có thể là tổ chức các trò chơi nhỏ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và các khách hàng tham dự sẽ nhận được các phần quà khi tham gia vào hoạt động này.
– Tổ chức chụp ảnh, in ảnh miễn phí cho khách mời tham dự. Với hoạt động này, phía ban tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị thêm các banner hoặc các mẫu khung ảnh lớn, cổng chào sự kiện liên quan đến hội nghị hội thảo để thu hút khách mời tham gia vào hoạt động chụp ảnh, làm tăng hứng thú và tạo thiện cảm cho khách mời với hội nghị hội thảo của bạn.
– Trước hoặc sau khi hội nghị hội thảo diễn ra, có thể chuẩn bị các phần quả lưu niệm như móc chìa khóa, huy hiệu, bookmark, lịch để bàn hoặc sổ tay, bút viết làm quà tặng kèm theo tờ rơi thông tin liên quan đến sự kiện hội nghị hội thảo. Việc tặng quà sẽ khiến khách mời vui vẻ, hứng thú, tích cực tham gia hơn khi tìm hiểu nội dung làm việc tại các hội nghị hội thảo.

– Sau các buổi hội nghị hội thảo, có thể tổ chức các buổi tiệc trà hoặc tiệc mặn phù hợp với kinh phí cho phép để tạo mối liên hệ với khách mời cũng như để các khách mời giao lưu và trao đổi với nhau. Việc tổ chức các bữa tiệc sau hội nghị hội thảo đồng thời cũng thể hiện lòng hiếu khách, sự tận tâm chu đáo của người tổ chức sự kiện.
Như vậy, việc xây dựng ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo sẽ không khiến bạn gặp phải nhiều khó khăn khi thực hiện đúng quy trình và có sự chuẩn bị chu đáo ngay từ bước ban đầu. Hy vọng trong bài viết giúp ích cho bạn tiến hành thuận lợi hơn khi được giao nhiệm vụ tổ chức hội nghị hội thảo.

Liên hệ đặt phòng hội nghị hội thảo tại Hà Nội
Phòng hội thảo Nam Dương
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0912062026 – 0902232006
Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương